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Datenschutzhinweise

Informationen nach Art. 13 DSGVO für Besucher dieser Website und Nutzer von BelegOffice · Stand 17.10.2026

1. Verantwortlicher

friendworx gruppe UG (haftungsbeschränkt), Marktplatz 15, 93413 Cham, Telefon 09971 8899995, E-Mail service@friendworx.com. Vertreten durch den Geschäftsführer Albert Fischer.

Für die Belege und Kontoauszüge eines angeschlossenen Unternehmens ist dieses Unternehmen selbst verantwortlich; friendworx gruppe UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO, Vertragstext). Fragen zu diesen Daten richten Sie bitte an das jeweilige Unternehmen.

2. Besuch dieser Website

Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit sowie die angeforderte Adresse, um die Seite auszuliefern. Wir speichern keine Zugriffsprotokolle mit diesen Daten. Es gibt keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste, keine eingebundenen Inhalte Dritter und keine Cookies, außer dem Anmelde-Cookie für Nutzer (Abschnitt 4). Schriften und alle Inhalte werden von unserem eigenen Server geladen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb der Website).

3. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns über das Formular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefon, Ihre Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten und eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags) bzw. lit. f (Beantwortung allgemeiner Anfragen). Ihre IP-Adresse wird nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, um massenhafte Anfragen zu begrenzen, und nicht gespeichert. Anfragen, aus denen keine Zusammenarbeit entsteht, löschen wir spätestens nach 12 Monaten.

4. Nutzung der Anwendung (nur mit Einladung)

  • Zugang: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hashwert), bei Zwei-Faktor-Anmeldung das verschlüsselte Geheimnis und die Notfall-Codes, Rolle im Unternehmen. Zweck: Anmeldung und Berechtigungen.
  • Sitzung: ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie sowie IP-Adresse und Browser-Kennung der Sitzung (Laufzeit höchstens 12 Stunden). Zweck: sichere Anmeldung und Schutz vor Missbrauch (u. a. Begrenzung von Anmeldeversuchen).
  • Änderungsprotokoll: wer wann welche Daten geändert hat. Zweck: Nachvollziehbarkeit der Buchhaltungsunterlagen.
  • Vertrag zur Auftragsverarbeitung: Name und E-Mail-Adresse der Person, die den Vertrag für ein Unternehmen abschließt, mit Zeitpunkt und Fassung. Zweck: Nachweis des Vertragsschlusses.
  • Inhalte: Belege, Kontoauszüge und Bankumsätze der angeschlossenen Unternehmen (siehe Abschnitt 1).
  • Neue Passwörter werden gegen bekannte Datenlecks geprüft (Dienst „Pwned Passwords“). Dabei verlassen nur die ersten 5 Zeichen eines Hashwerts den Server – weder das Passwort noch Ihre E-Mail-Adresse.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Beschäftigungsverhältnis oder Mandat); Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB (Aufbewahrung); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit); § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderliches Cookie).

5. Empfänger

  • Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland – Rechenzentrum: Server, Datenbank, Dateispeicher, Datensicherung; Ort: Deutschland (Falkenstein/Vogtland); verschlüsselte Datensicherung in Finnland (Helsinki, EU). Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; Verarbeitung ausschließlich in der EU (Betrieb in Deutschland, Datensicherung in Finnland).
  • Google Cloud EMEA Limited, 70 Sir John Rogerson's Quay, Dublin 2, Irland – Automatisches Auslesen einzelner Belege und Kontoauszüge (Vertex AI, Modell Gemini); keine Speicherung zu Trainingszwecken; Ort: EU, Region europe-west3 (Frankfurt am Main). Cloud Data Processing Addendum (Art. 28 DSGVO); für etwaige Zugriffe aus Drittländern EU-Standardvertragsklauseln und EU-US Data Privacy Framework.
  • Der Steuerberater des jeweiligen Unternehmens erhält dessen Unterlagen zur Erledigung seines Auftrags.

6. Speicherdauer

Zugangsdaten bis zur Entfernung des Zugangs. Belege, Kontoauszüge, Zuordnungen und das Änderungsprotokoll nach den Vorgaben des jeweiligen Unternehmens, in der Regel für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Abschlüsse, jeweils ab Ende des Kalenderjahres). Nachweise über Verträge zur Auftragsverarbeitung für die Dauer der Zusammenarbeit und die anschließende Verjährungsfrist. Sitzungsdaten höchstens 12 Stunden. Kontaktanfragen siehe Abschnitt 3.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an service@friendworx.com. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren; zuständig ist das Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

8. Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Entscheidungen

Für Anfragen und die Nutzung sind die als Pflicht markierten Angaben nötig; ohne sie können wir nicht antworten bzw. keinen Zugang einrichten. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; Zuordnungsvorschläge werden stets von einer Person bestätigt.